ConfereNFTransforme a pasta de XMLs de nota fiscal em planilha
Você tem uma pasta com centenas de XMLs de NF-e e precisa de uma tabela: número, data, destinatário, valor, impostos. Abrir arquivo por arquivo não é opção. Esta página explica como fazer isso de uma vez, o que costuma sair errado no caminho, e o que quase nenhuma ferramenta faz.
O que é o XML da nota fiscal
O XML é o documento fiscal de verdade. O DANFE, aquele papel ou PDF que todo mundo chama de nota, é só uma representação para leitura humana. O que vale para a SEFAZ, o que precisa ser guardado por cinco anos e o que contém todos os dados é o arquivo XML.
Ele é feito para máquina ler. Abrir no navegador mostra um emaranhado de etiquetas, e é por isso que a primeira coisa que se quer fazer com uma pasta de XMLs é justamente transformá-la em algo legível: uma planilha.
O que sai na planilha
Uma linha por nota, com os campos que se usa no dia a dia:
- Identificação: número, série, modelo (NF-e ou NFC-e), data de emissão e chave de acesso.
- Partes: CNPJ e nome do emitente e do destinatário.
- Valores: total da nota, e o total separado do que foi cancelado.
- Impostos: ICMS, IPI, PIS e COFINS somados por faixa.
- Situação: se a nota está autorizada, cancelada, ou se aquele número simplesmente não tem nota nenhuma.
O arquivo sai em CSV com ponto e vírgula e vírgula decimal, que é o que o Excel em português abre com dois cliques, sem assistente de importação e sem virar tudo numa coluna só.
Os três erros que estragam a planilha
1. Somar nota cancelada
O cancelamento não está dentro do XML da nota. Ele vem num arquivo separado, de evento, que referencia a chave de acesso. Quem lê só os XMLs de nota e ignora os eventos soma no faturamento notas que foram canceladas, e o mesmo acontece com os impostos. O total fecha errado para mais, e é difícil perceber olhando a planilha.
2. Contar o mesmo XML duas vezes
É comum o mesmo arquivo estar salvo duas vezes: um veio do emissor, outro veio por e-mail, outro estava no ZIP do portal. Se a leitura conta por arquivo em vez de contar por chave de acesso, a mesma nota entra duas vezes e o faturamento infla.
Repare que isso é diferente de duplicidade de verdade, que é o mesmo número aparecendo com chaves diferentes. Essa segunda situação é grave e precisa ser apontada.
3. Perder o CNPJ e a chave de acesso
A chave de acesso tem 44 dígitos. O Excel olha para uma sequência longa de números e decide que é um número, converte para notação científica e descarta os dígitos finais. O dado se perde na abertura do arquivo, sem aviso. A exportação precisa marcar esses campos como texto, senão a coluna mais importante da planilha chega inutilizável.
E a parte que quase nenhuma ferramenta faz
Somar XML é aritmética, e várias ferramentas gratuitas fazem isso bem. Mas quando você tem a pasta inteira lida, aparece uma pergunta que a soma não responde: a numeração está inteira?
A numeração da NF-e é sequencial por emitente, modelo e série. Se a nota 1.042 não aparece em lugar nenhum, ou o XML se perdeu, ou aquele número nunca virou nota e precisa ser inutilizado junto à SEFAZ. Nos dois casos é pendência que aparece em fiscalização.
Aqui a pasta é conferida junto com a leitura, e cada número ausente é classificado em vez de ser acusado:
- Faltando: não existe nota nem justificativa. É o achado que merece o seu tempo.
- Inutilizado: você já declarou aquela faixa à SEFAZ. Não é pendência, e apontar isso como falta seria alarme falso.
- Fora da faixa: número anterior ao primeiro ou posterior ao último da pasta enviada. Não dá para saber se existe, então não se acusa.
Nota cancelada, aliás, não abre buraco: o número foi usado e a sequência continua íntegra. Um relatório que trate cancelamento como falta enche a tela de alarme falso.
Como usar
- Junte os XMLs do período numa pasta, ou use o ZIP direto do portal.
- Inclua os arquivos de evento, de cancelamento e de inutilização. São eles que evitam alarme falso.
- Suba a pasta. Os arquivos são lidos e você recebe o relatório e a planilha na mesma tela.
Não precisa instalar nada, e funciona com NF-e (modelo 55) e NFC-e (modelo 65). Notas de entrada ficam de fora da conferência de numeração, porque a numeração delas é do fornecedor e não sua.
Sobre os seus arquivos
Os XMLs são lidos em memória e descartados assim que o relatório fica pronto: nenhum arquivo fiscal é gravado em disco. O relatório, esse sim, fica guardado na sua conta, para você reabrir o mês passado sem subir tudo de novo.
A primeira conferência é gratuita e completa, sem corte no relatório. Depois são R$ 15 por mês, sem limite de arquivos.