ConfereNFComo conferir a numeração de NF-e a partir da pasta de XMLs
Todo fechamento de mês esbarra na mesma pergunta: a sequência de notas está inteira? Este guia explica o que procurar, o que não é problema, e por que a resposta rápida costuma estar errada.
1. A numeração é sequencial, e por eixo
A NF-e usa numeração sequencial, mas não uma sequência só. Cada combinação de emitente, modelo e série tem a própria contagem, independente das outras. Uma empresa que emite NF-e na série 1, NF-e na série 2 e NFC-e no modelo 65 tem três sequências correndo em paralelo.
Esse é o erro mais comum de quem confere no olho ou com uma planilha rápida: juntar tudo numa lista só e ordenar por número. O resultado é uma montanha de buracos que não existem, porque a série 2 começa no 1 de novo.
2. Número ausente não é sinônimo de nota faltando
Um número que não aparece na pasta pode estar em três situações:
- XML perdido. A nota existe, foi autorizada, mas o arquivo não está com você. Como a guarda do XML é obrigatória por cinco anos, esse é o caso que precisa de ação: recuperar o arquivo.
- Numeração inutilizada. O número nunca virou nota e você já declarou isso à SEFAZ. Não é pendência, e um relatório que insiste em apontar isso como falta está gerando alarme falso.
- Numeração pulada e não declarada. O número nunca virou nota e ninguém avisou a SEFAZ. Esse é o caso que costuma passar despercebido e que a inutilização resolve.
3. Nota cancelada não abre buraco
Cancelamento não devolve o número para o estoque. A nota foi emitida, o número foi consumido e a sequência continua íntegra. O que muda é o dinheiro: a nota cancelada sai do total faturado e sai também dos totais de ICMS, IPI, PIS e COFINS.
Por isso o cancelamento aparece à parte no relatório, com o valor que ele retira da conta, em vez de simplesmente desaparecer.
4. Arquivo repetido não é nota duplicada
É comum o mesmo XML existir duas vezes na pasta: um baixado do emissor, outro que veio anexo por e-mail, com nome diferente. Isso não é duplicidade, é cópia, e contar duas vezes distorce todos os totais.
Duplicidade de verdade é outra coisa e é grave: o mesmo número com chaves de acesso diferentes, ou seja, duas notas distintas ocupando a mesma posição da sequência.
5. Nota de entrada tem a numeração do fornecedor
A pasta do mês quase sempre mistura o que a empresa emitiu com o que ela recebeu. As notas de entrada seguem a numeração de quem as emitiu, então conferir a sequência delas não faz sentido: apontaria buraco em praticamente todas. Elas são separadas antes da conferência.
6. A faixa conferida é a que está no arquivo
A conferência vai do menor ao maior número encontrado nos arquivos enviados. Se você mandou só agosto, a nota de julho não é apontada como faltante, porque não há como saber se ela existe. Afirmar falta fora da faixa seria inventar pendência.
Resumo prático
Junte a pasta do mês inteira, incluindo os arquivos de evento (cancelamento) e de inutilização, que são exatamente as justificativas que evitam alarme falso. Depois é só ler o relatório: o que sobrar em "faltando" é a lista curta que merece o seu tempo.